Een succesvolle user onboarding begint al vóór de onboarding

Klaar in de startblokken, met doel voor ogen

Om ‘afstoting’ van de software te voorkomen, zou je willen dat medewerkers bij het begin van de user onboarding al vol enthousiasme klaarstaan in de startblokken. Dat ze al beschikken over de juiste voorkennis en focus en bijna niet kunnen wachten om te beginnen. Dan nog zullen er ongetwijfeld vragen zijn en zal niet iedereen even snel of soepel zijn weg in de software kunnen vinden, maar weet iedereen tenminste waar ze het voor doen en dat het de moeite waard is om je hiervoor in te zetten. 

Creëer motivatie en inzicht voor een succesvolle user onboarding

Voor de duidelijkheid: je kunt pas weloverwogen beslissen of je met een nieuw systeem, platform of stuk software wilt werken… als je er daadwerkelijk mee gewerkt hebt. Medewerkers moeten persoonlijk ondervinden hoe de software werkt als ze er hun dagelijkse of wekelijkse taken ermee uitvoeren; in hun specifieke situatie, met hun eigen proces en data. En welke voordelen dit nieuwe systeem daarbij biedt.
Maar dan moeten ze wél zover komen.

Als het voor medewerkers te lang duurt om tot de waarde te komen, is de kans groot dat ze afhaken. Hierbij helpt het als de gebruikers vooraf een letterlijk beeld heeft van de software en weet wat hij er allemaal mee kan. Maar de tijd die medewerkers het nieuwe systeem gunnen hangt ook af van de wil en het enthousiasme die er zijn bij aanvang van de onboarding.

Gelukkig zijn dit voor een groot deel ‘problemen’ die je al voorafgaand aan de officiële onboarding kunt ondervangen. Hieronder een aantal voorbeelden:

Nieuwsgierigheid en motivatie: waar zit de behoefte?

Het liefst prikkel je de toekomstige gebruiker al vóór de onboarding, met voordelen die hem persoonlijk aanspreken en die inspelen op een herkenbaar pijnpunt of heersende behoefte. Hiermee kan de software een onweerstaanbaar vooruitzicht worden voor de medewerker. Video is een ideaal middel om niet alleen de functionele voordelen te highlighten maar daarnaast ook een beroep te doen op die belangrijke emotionele component. Zoals te zien is onderstaande video over software voor het managen van kredietverzerkeringen, bedoeld voor (potentiële) klanten die al bekend zijn met het product van kredietverzekeringen. Na het zien van deze video – waarin een eerste indruk van de software gegeven wordt maar daarnaast veel aandacht is voor emotie – krijgt de kijker, los van de inhoud, echt zin om meer te weten te komen en dieper in de software te duiken.

Helderheid en inzicht: wijs ze de weg

Het meest effectief is het om vóór de onboarding niet alleen te sturen op nieuwsgierigheid en motivatie maar ook op duidelijkheid en inzicht. Het is goed als de medewerker al een idee heeft naar welke functies hij op zoek zou kunnen en gaan… én waar hij die kan vinden.
Met een screen recording video of demo video kun je dit heel concreet laten zien, met een focus op de functies die voor hem van relevant zijn, waar mogelijk nog even kort gekoppeld aan de voordelen die deze functies vertegenwoordigen. Een belangrijk verschil met de user onboarding zelf is dat het systeem al gevuld is met data en je de volledige potentie van het systeem in actie ziet.

Dit type video is ook geschikt om andere beslissers in de organisatie het systeem te laten ervaren. Een COO of CFO sluit vaak niet aan bij een demosessie en zo’n video van 6 minuten kan goed helpen om hen mee te krijgen in de beslissing.

Om de video nog persoonlijker te laten aanvoelen, kun je er verder nog voor kiezen om de persoon die de uitleg geeft zelf in beeld te brengen, zoals in het voorbeeld hieronder.

Vroege user onboarding voor lange relatie

Het grote voordeel van zo’n vroege user onboarding – of voorbereiding op de onboarding – is dat de onboarding zelf succesvoller zal zijn. Je verkleint vooral de kans dat het personeel tóch niet kiest voor de software.

Een mooi bijkomend voordeel is dat zo’n goede eerste indruk van (je) software ook meteen een sterke basis legt voor een langdurig(er) gebruik van de software en een positieve indruk van jou als producent en, daarmee, de kans op een sterke, duurzame relatie vergroot.