Het nut van een onboarding video

Als je beseft dat een goede start van een nieuwe medewerker enorm belangrijk is voor zijn oordeel over en toekomst bij je bedrijf, snap je dat je er alles aan moet doen om je onboarding proces zo effectief mogelijk te maken. En dat betekent dat je video moet gebruiken. Een onboarding video is laagdrempelig en een geweldig middel om zowel inhoud als emotie effectief op de kijker over te brengen.

Waarom een onboarding video laten maken? De cijfers…

Ok, ok, een goede start is fijn, maar het komt ook zonder officiële onboarding wel goed toch? Misschien, maar de cijfers liegen er niet om. Zo behouden bedrijven met een officieel onboarding traject 86% van hun werknemers, tegenover 56% bij bedrijven die dit niet hebben. Als je daarbij meeneemt dat organisaties die creatieve onboarding methodes gebruiken, zoals onboarding video , 50% meer medewerkers behouden, weet je genoeg.

Waarom een onboarding video: de argumenten

Informatie blijft veel beter hangen als je gebruik maakt van video in plaats van (alleen) tekst. Wat een groot voordeel is, aangezien de inhoud van een onboarding video vaak belangrijk is.

Dat was misschien een inkoppertje; het geldt tenslotte voor iedere video. Maar er zijn meer redenen om voor een onboarding video te kiezen:

1) Kosten besparen
Met een onboarding video bespaar je op verschillende manieren kosten. Om te beginnen hoef je geen mensen van een naar een locatie te vervoeren voor een onboarding, een grote kostenpost als je werknemers in het hele land of zelfs in het buitenland hebt zitten. Als je een onboarding video gewoon online aanbiedt, kan iedereen deze vanaf zijn eigen locatie op een zelf gekozen tijdstip bekijken.

Verder is gebleken dat je met een onboarding video meer en beter loyale medewerkers trekt dan zonder. Oftewel, je hebt minder verloop binnen je organisatie, waardoor je minder tijd en geld hoeft te investeren in het werven en opleiden van nieuwe krachten.

2) Iedereen hetzelfde programma en niveau
Als je alle nieuwe werknemers – in de basis – dezelfde onboarding video laat kijken, zorg je ervoor dat iedereen gelijk behandeld en geïnformeerd wordt. Niet alleen is het efficiënt om het op deze manier te doen, het kennisniveau van de werknemers is dan ook gelijk, over de hele breedte van het bedrijf. Wat prettig is voor zowel de werknemers als de klanten die je benadert.

3) Meteen onderdeel van het team
Met een onboarding video kun je iemand razendsnel alle ins en outs vertellen van een functie en de sfeer van de bedrijfscultuur overbrengen. Veel sneller dan met traditionele onboarding methodes, waarbij bijvoorbeeld een voorganger met de nieuwe werknemer meeloopt. Sterker nog, een nieuwe ‘rekruut’ kan al helemaal klaargestoomd zijn nog voordat zijn eerste werkdag is begonnen. Zo kan hij direct instromen en zich meteen helemaal thuisvoelen in het team.

4) Altijd een ‘naslagwerk’
Als je consequent onboarding video’s gebruikt om nieuwe medewerkers te informeren over het bedrijf en de functie, heeft iedereen altijd informatie om op terug te vallen als iets niet helemaal duidelijk is. Uiteraard is er niets mis met het navragen bij collega’s of een superieur, maar als je tijd (en geld) kunt besparen door alle kennis permanent vast te leggen in een video, is dit natuurlijk erg mooi meegenomen.

Wanneer een onboarding video gebruiken?

We weten nu waarom je onboarding video moet gebruiken, maar wat zijn precies de fases of situaties waarin je zo’n video kunt inzetten? Hieronder enkele voorbeelden:

1) Welkom bij het team
Het kan me niet schelen wie je bent, hoe je heet of wat je doet: iedereen die ergens gaat werken is nerveus op zijn eerste dag. Noem het gezonde zenuwen, maar ze zijn er. Dan is er niets beter dan dat je toekomstige team je live welkom heet in een open, enthousiaste, ontspannen onboarding video.

Goed, je zou kunnen zeggen dat het nog beter zijn om iedereen écht live op kantoor te zien, de hand te kunnen schudden en daadwerkelijk woorden te kunnen wisselen, maar een video is natuurlijk veel minder confronterend of intimiderend. Het maakt dan niet uit als je een bad hairday hebt of even met je mond vol tanden staat, de video gaat toch wel verder en niemand die het merkt.

Een informele, sympathieke sfeer werkt het beste voor dit soort video, als het even kan met wat humor erin. Op die manier zal een nieuwe medewerker zich veel eerder thuis voelen.

2) Kennisoverdracht functie
Als je ergens komt werken is het fijn als je precies weet wat te doen. Normaal gesproken legt een directe collega of voorganger dan tijdens een inwerkperiode van, pak ‘m beet, een week uit hoe alles in elkaar zit.

Dit soort kennisoverdracht bestaat grofweg uit twee delen: de concrete skills die nodig zijn om je werk uit te kunnen voeren én de persoonlijke ervaring die je voorganger heeft opgedaan; praktische informatie die erg nuttig kan zijn voor nieuwelingen.

Allemaal heel goed om te weten te komen, maar niet iets waar per se heel veel waardevolle manuren aan gespendeerd hoeven worden. Dit kun je namelijk ook verwerken in een onboarding video – of twee, voor ieder onderdeel één.

3) Bedrijfswaarden en cultuur
Een onboarding video over belangrijke bedrijfswaarden en/of de bedrijfscultuur kan semi-informeel zijn. In zo’n video kun je een toekomstige werknemer duidelijk uitleggen wat er belangrijk wordt gevonden in het bedrijf en wat bepaalde best practices zijn, bijvoorbeeld in omgang met de klanten.

Maar hier kun je ook de bedrijfscultuur bij betrekken. Hoe gaan collega’s met elkaar om, wat wordt er met de lunch gedaan, is er misschien een casual friday of vrijmibo? Is er nog een bepaalde hiërarchie of is het overal ‘je’ en ‘jij’, maatje en wat-vond-jij-van-Ajax-gisteren? Dit sluit een beetje aan op het ‘Welkom bij het team’-verhaal en zou ook hiermee gecombineerd kunnen worden. Het punt is, dat de stijl hier ook weer wat losser kan en de nieuwe medewerker goed voelt hoe het er bij jou in het bedrijf aan toegaat.

4) Update visie en ontwikkelingen voor vaste medewerkers
Iets wat nog niet veel wordt gedaan, maar wat ongetwijfeld veel wordt gewaardeerd is het bevestigen van de keuze van bestaande medewerkers door om de zoveel tijd een video te produceren met de visie, (veranderde) koers, ontwikkelingen, resultaten en klanttevredenheid van jouw bedrijf.

Als een werknemer een jaar (of twee, drie) bij een bedrijf werkt en hij krijgt nog eens bevestigd waar het bedrijf ook alweer voor staat en wat hij en al zijn collega’s bereikt hebben, dan voelt hij zich goed over het bedrijf en zal hij niet zo snel besluiten om te vertrekken. Ook zullen dit soort tevreden werknemers het bedrijf eerder aanraden bij anderen of er positief over spreken. Wat natuurlijk heel goed is voor je brand image.

5) Bedanken voor lidmaatschap of donateurschap
Een boarding video is overigens niet alleen nuttig voor nieuwe werknemers. Ook als iemand zich op een andere manier heeft aangesloten bij een bedrijf of organisatie, bijvoorbeeld door lid te worden of – eenmalig of regelmatig – geld te doneren, is het fijn als hij officieel welkom wordt geheten en hij bevestigd wordt in zijn beslissing.

Dit kun je allemaal heel goed doen met een onboarding video, waarin je laat zien wat het nieuwe lid of de nieuwe donateur allemaal kan verwachten en wat er met zijn geld zal worden gedaan. Op die manier blijft hij veel beter betrokken bij zijn lidmaatschap en jouw organisatie.

Haal en hou ze aan boord… met een onboarding video

Het is maar een greep uit de mogelijkheden van een onboarding video, maar de boodschap is duidelijk: als je mensen welkom wilt heten in je organisatie en daarnaast nuttige informatie en een goed gevoel wilt geven, kun je niet om de kracht van video heen.